Beide können der Norm EN 16931 folgen. XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbares Layout, ZUGFeRD bettet die Daten zusätzlich in ein lesbares PDF ein. Welches Format ein öffentlicher Auftraggeber annimmt und auf welchem Weg, legt er selbst fest; manche verlangen ausdrücklich XRechnung.
Glossar
Begriffe aus Büro und Baustelle, einfach erklärt.
Dieses Glossar erklärt Begriffe, die Handwerksbetrieben in Software, Rechnung und Ausschreibung begegnen: von XRechnung und GAEB bis Aufmaß und Nachkalkulation. Kurz, fachlich korrekt, ohne Marketing.
DATEVExport für den Steuerberater
GAEBLeistungsverzeichnis
XRechnungEN 16931 ✓
AufmaßMaße vor Ort
DATEVGAEBXRechnungDATANORMÖNORMAufmaßNachkalkulation
XRechnung
Die XRechnung ist das deutsche Standardformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie liegt als strukturierte XML-Datei vor und setzt die europäische Norm EN 16931 für Deutschland um.
Was das für Ihren Betrieb heißt: Für viele öffentliche Auftraggeber gelten je nach Auftraggeber, Schwellenwert und Übermittlungsweg eigene E-Rechnungsregeln. Eine PDF allein ist keine E-Rechnung. Welches Format und welcher Weg verlangt sind, steht beim jeweiligen Auftraggeber.
In Bauzettel: Rechnungen lassen sich als XRechnung ausgeben; die Ausgabe hat den KoSIT-Prüferlauf ohne Warnung bestanden. Den Übermittlungsweg klären wir bei der Einrichtung. Bauzettel versendet Rechnungen derzeit nicht. Mehr dazu: Abschluss.
EN 16931
EN 16931 ist die europäische Norm, die das gemeinsame Datenmodell einer elektronischen Rechnung festlegt: welche Angaben enthalten sein müssen und wie sie zusammenhängen. XRechnung konkretisiert dieses Modell als deutsche Anwendungsspezifikation.
Was das für Ihren Betrieb heißt: Die Norm sorgt dafür, dass Rechnungsdaten überall gleich aufgebaut sind. Welche Syntax, welche nationalen Zusatzregeln und welcher Übermittlungsweg gelten, legt der Empfänger fest. Die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG bleiben davon unberührt.
In Bauzettel: Die XRechnung wird vor der Ausgabe gegen die Regeln geprüft, nicht erst beim Empfänger. Mehr dazu: Abschluss.
GAEB
GAEB steht für den Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Er gibt das Regelwerk für den Datenaustausch im Bauwesen heraus, heute als GAEB DA XML mit mehreren Austauschphasen von der Ausschreibung bis zur Abrechnung. Ausschreibende Stellen liefern Leistungsverzeichnisse in diesem Format, Betriebe geben ihr Angebot in der passenden Phase zurück.
Was das für Ihren Betrieb heißt: Bei Ausschreibungen über Generalunternehmer oder öffentliche Stellen ersetzt eine GAEB-Datei das manuelle Abtippen von hundert Positionen. Ohne Import bleibt nur Handarbeit.
In Bauzettel: GAEB-Leistungsverzeichnisse lassen sich einlesen. Ein GAEB-Export wird nicht zugesagt. Mehr dazu: Schnittstellen und Datenschutz.
ÖNORM
ÖNORM bezeichnet die von Austrian Standards herausgegebenen österreichischen Normen. Für den elektronischen Austausch von Leistungsverzeichnissen und Angeboten im Bauwesen ist vor allem die ÖNORM A 2063 relevant, das Gegenstück zum deutschen GAEB-Datenaustausch.
Was das für Ihren Betrieb heißt: Arbeiten Sie für österreichische Auftraggeber, legt die Ausschreibung fest, welches Format verlangt wird. GAEB und ÖNORM A 2063 sind zwei eigenständige Regelwerke, keins ersetzt das andere.
In Bauzettel: Leistungsverzeichnisse nach ÖNORM A 2063 lassen sich einlesen und Angebote im Format ausgeben. Mehr dazu: Schnittstellen und Datenschutz.
DATANORM
DATANORM ist das Standardformat, mit dem Großhändler ihre Artikel- und Preisdaten an Handwerksbetriebe weitergeben. Es enthält je nach Version Artikelnummern, Bezeichnungen, Preise, Rabattgruppen und weitere Angaben als strukturierte Datei.
Was das für Ihren Betrieb heißt: Statt Preise von Hand aus dem Katalog abzutippen, lesen Sie die Preisliste Ihres Großhändlers ein. Welcher Preis für Sie tatsächlich gilt, hängt von Lieferant, Preisbasis, Rabatt und Gültigkeit ab; die Datei liefert die Grundlage.
In Bauzettel: DATANORM-Dateien lassen sich einlesen, Material wird mit den eingelesenen Artikeln und Preisen gebucht; Rabatte und Gültigkeit prüfen Sie beim Einlesen. Mehr dazu: Schnittstellen und Datenschutz.
DATEV-Export
Der DATEV-Export überträgt Buchungsdaten aus Ihrer Software in ein Format, das Ihr Steuerberater direkt in DATEV einlesen kann. Es handelt sich um einen Dateiexport, keinen automatischen Upload.
Was das für Ihren Betrieb heißt: Statt Belege einzeln zu sammeln und weiterzuleiten, übergeben Sie Ihrem Steuerberater eine geprüfte Datei. Den Weg der Datei zu ihm klärt jeder Betrieb selbst.
In Bauzettel: Der DATEV-Export existiert als geprüfte Datei, es gibt keinen automatischen Upload aus dem System heraus. Mehr dazu: Schnittstellen und Datenschutz.
Aufmaß
Ein Aufmaß ist die vor Ort erfasste Messung von Längen, Flächen oder Mengen, die als Grundlage für Angebot oder Abrechnung dient. Es hält fest, was tatsächlich verbaut oder geleistet wurde.
Was das für Ihren Betrieb heißt: Ein sauberes Aufmaß entscheidet, ob eine Abrechnung zum Ausgeführten passt. Fehlt es oder liegt es nur auf einem losen Zettel, wird spätestens beim Nachtrag diskutiert.
In Bauzettel: Aufmaß wird direkt in der Baustellen-App erfasst und landet ohne Abtippen im Büro. Mehr dazu: Baustelle.
Nachtrag
Ein Nachtrag ist die nachträgliche Änderung oder Ergänzung eines bestehenden Auftrags, wenn zusätzliche Leistungen anfallen, die im ursprünglichen Angebot nicht enthalten waren. Zusatzleistungen sollten vor der Ausführung vereinbart und dokumentiert werden; ob und wie sie vergütet werden, hängt vom Vertrag und dem anwendbaren Regelwerk ab, etwa § 650b BGB beim Bauvertrag.
Was das für Ihren Betrieb heißt: Ohne dokumentierten Nachtrag steht am Ende Aussage gegen Aussage, wer welche Zusatzarbeit wann bestellt hat. Eine Unterschrift vor Ort schafft Klarheit für beide Seiten.
In Bauzettel: Nachträge werden mit Unterschrift des Kunden erfasst. Mehr dazu: Baustelle.
Abnahmeprotokoll
Ein Abnahmeprotokoll hält fest, dass der Kunde die ausgeführte Leistung entgegennimmt, mit Datum, Unterschrift und gegebenenfalls Mängeln. Die Abnahme ist im Werkvertragsrecht ein eigener Rechtsakt (§ 640 BGB) mit Folgen, die von Vertrag und Einzelfall abhängen.
Was das für Ihren Betrieb heißt: Mit der Abnahme beginnen bestimmte Verjährungsfristen für Mängelansprüche (§ 634a BGB), und bekannte Mängel sollten im Protokoll festgehalten werden. Ein Protokoll direkt vor Ort erspart spätere Diskussionen darüber, was besprochen wurde. Was daraus rechtlich folgt, klärt Ihr Anwalt, nicht die Software.
In Bauzettel: Abnahmeprotokolle werden mit Unterschrift an der Wohnungstür oder Baustelle erstellt. Mehr dazu: Baustelle.
Nachkalkulation
Die Nachkalkulation vergleicht nach Abschluss eines Projekts die tatsächlich angefallenen Stunden und Materialkosten mit dem, was im Angebot kalkuliert war. Sie zeigt, ob ein Auftrag wie geplant gelaufen ist.
Was das für Ihren Betrieb heißt: Ohne Nachkalkulation kalkulieren Sie den nächsten ähnlichen Auftrag mit denselben blinden Flecken wie den letzten. Mit ihr sehen Sie, welche Gewerke oder Kunden wirklich Marge bringen.
In Bauzettel: Die Nachkalkulation wertet Stunden und Material je Projekt aus und wird bei der Einrichtung mit den Daten des Betriebs geprüft. Mehr dazu: Büro.
Prüfsumme
Eine Prüfsumme ist ein aus einer Datei berechneter Wert, der sich ändert, sobald die Datei nachträglich verändert wird. Bei Fotos oder Dokumenten macht sie spätere Änderungen an der abgelegten Datei erkennbar. Sie sagt nichts über den Aufnahmezeitpunkt oder den Zustand vor der Ablage.
Was das für Ihren Betrieb heißt: Bei einem Schadensfoto oder einem Bericht von der Baustelle kann die Prüfsumme zeigen, dass die abgelegte Datei seit dem Hochladen unverändert ist. Das ersetzt keine Rechtsberatung und ist kein Beweis im rechtlichen Sinn, hilft aber bei der Nachvollziehbarkeit.
In Bauzettel: Fotos und Berichte werden mit Prüfsumme abgelegt. Mehr dazu: Baustelle.
Mahnstufe
Eine Mahnstufe ist eine der aufeinanderfolgenden Erinnerungen an eine offene Rechnung, meist beginnend mit einer freundlichen Zahlungserinnerung bis hin zur letzten Mahnung vor rechtlichen Schritten. Wann Verzug eintritt, regelt § 286 BGB. Gesetzlich vorgeschriebene Mahnstufen gibt es nicht, die Abfolge legt jeder Betrieb selbst fest.
Was das für Ihren Betrieb heißt: Feste Stufen und Abstände ersparen Ihnen, bei jeder offenen Rechnung neu zu überlegen, wann und wie Sie nachfassen. Wir beraten dazu nicht rechtlich, das bleibt Ihrem Steuerberater oder Anwalt vorbehalten.
In Bauzettel: Sie wählen Zahlungserinnerung, 1. oder 2. Mahnung, und Bauzettel bereitet den Entwurf vor. Die Mahnung nennt den offenen Betrag. Verschickt wird nur, was Sie freigeben. Mehr dazu: Abschluss.
Zeitnachweis
Ein Zeitnachweis dokumentiert Arbeitsbeginn, -ende und Pausen eines Mitarbeiters je Tag oder Projekt. Er ist Grundlage für die Lohnabrechnung. In bestimmten Branchen, darunter das Baugewerbe, schreibt § 17 MiLoG vor, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit spätestens bis zum siebten Kalendertag aufzuzeichnen und aufzubewahren; geprüft wird das vom Zoll.
Was das für Ihren Betrieb heißt: Bei einer Kontrolle hilft es, wenn die Aufzeichnungen der letzten Tage schnell greifbar sind, statt dass jemand im Büro erst suchen muss. Der Nachweis zeigt, was erfasst wurde, nicht mehr; ob Ihre Aufzeichnung den Vorgaben entspricht, prüfen Sie mit Ihrem Steuerberater.
In Bauzettel: Zeiten werden am Handy erfasst und für die letzten sieben Tage angezeigt. Das PDF geben wir derzeit nicht weiter. Mehr dazu: Baustelle.
Häufige Fragen
Nur wenn Sie für Auftraggeber aus beiden Ländern arbeiten. GAEB ist das Regelwerk in Deutschland, ÖNORM A 2063 das in Österreich; welches gilt, steht in der Ausschreibung.
Das Aufmaß erfasst Mengen und Maße vor Ort während der Ausführung. Die Nachkalkulation vergleicht danach den gesamten Aufwand, Stunden und Material, mit der ursprünglichen Kalkulation im Angebot.
Das ist eine Rechtsfrage, die wir hier nicht beantworten. In der Praxis vermeidet eine Unterschrift vor Ort spätere Streitigkeiten darüber, ob und was zusätzlich beauftragt wurde.
Noch ein Begriff unklar?
In der Vorführung gehen wir jeden Begriff an einem echten Beispiel durch, von der XRechnung bis zum Aufmaß.
Vorführung anfragen →